Management systeem

Na het ontwerp volgt de realisatiefase. In deze stap implementeren we het managementsysteem daadwerkelijk binnen de organisatie. Dit omvat het trainen van medewerkers, het invoeren van de vastgestelde procedures en het zorgen voor de benodigde middelen. We begeleiden de organisatie bij elke stap om ervoor te zorgen dat het systeem effectief wordt geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Door een gestructureerde aanpak te hanteren in de realisatiefase, kunnen we ervoor zorgen dat het managementsysteem effectief wordt geïntegreerd in de organisatie. Dit draagt niet alleen bij aan het behalen van certificeringen, maar ook aan de algehele efficiëntie en effectiviteit van de organisatie. Met regelmatige evaluaties en aanpassingen blijven we streven naar continue verbetering en succes.

Stappen in de Realisatiefase:

1. Invoeren van procedures: De vastgestelde procedures worden geïmplementeerd in de dagelijkse operaties van de organisatie. Dit omvat het aanpassen van bestaande processen en het integreren van nieuwe werkwijzen om consistentie en efficiëntie te waarborgen.
2. Zorgen voor benodigde middelen: We zorgen ervoor dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn om het managementsysteem effectief te laten functioneren. Dit omvat zowel fysieke middelen als softwaretools die nodig zijn voor documentatie en communicatie.
3. Gebruik van software: In het ontwerp van de blauwdruk houden we ook rekening met software die we kunnen inzetten om interne documentatie te delen en te publiceren. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot de benodigde informatie en dat communicatie soepel verloopt.
4. Training van medewerkers: We organiseren uitgebreide trainingssessies voor alle medewerkers om ervoor te zorgen dat zij bekend zijn met de nieuwe procedures en hun rol binnen het managementsysteem. Dit helpt bij het creëren van een gedeeld begrip en betrokkenheid bij het systeem.
5. Begeleiding en ondersteuning: We bieden continue begeleiding en ondersteuning tijdens de implementatie om ervoor te zorgen dat het systeem effectief wordt geïntegreerd. Dit omvat het beantwoorden van vragen, het oplossen van problemen en het bieden van aanvullende training indien nodig.

Voorbeeld? "De zorg en haar regels"

Een zorginstelling wilde haar managementsysteem verbeteren om te voldoen aan de nieuwste regelgeving en om de kwaliteit van de zorg te verhogen. De instelling had te maken met complexe processen en veel verschillende belanghebbenden. De organisatie maakte al gebruik van MS 365, wat de keuze voor deze softwareoplossing logisch maakte.

1. Training van Medewerkers: We organiseerden uitgebreide trainingssessies/ stelde instructies beschikbaar voor alle zorgverleners en ondersteunend personeel om hen bekend te maken met de nieuwe procedures en hun rol binnen het managementsysteem. Dit omvatte specifieke trainingen over het gebruik van MS 365 (SharePoint, PowerBi en Teams) voor documentatie en communicatie.
2. Invoeren van Procedures: De vastgestelde procedures werden geïmplementeerd in de dagelijkse zorgprocessen. Dit omvatte het standaardiseren van patiëntendossiers, het verbeteren van de communicatie tussen afdelingen en het stroomlijnen van de zorgprocessen..‍
3. Gebruik van MS 365: We implementeerden MS 365 (SharePoint, PowerBi en Teams) om interne documentatie te delen en te publiceren. Dit zorgde ervoor dat alle medewerkers gemakkelijk toegang hadden tot de benodigde informatie, zoals protocollen, richtlijnen en patiëntinformatie. PowerBi werd gebruikt om realtime data-analyses en rapportages te genereren, wat hielp bij het monitoren van de prestaties en het nemen van datagestuurde beslissingen.‍
4. Begeleiding en Ondersteuning: We boden continue begeleiding en ondersteuning tijdens de implementatie, wat hielp bij het oplossen van problemen en het bieden van aanvullende training. Dit omvatte wekelijkse check-ins met teamleiders en maandelijkse evaluatiesessies om de voortgang te bespreken.‍
5. Juridische Component: KVGM zette direct een jurist in die passend was bij het betreffende vraagstuk. De jurist zorgde ervoor dat alle juridische aspecten van het managementsysteem werden nageleefd en dat de organisatie voldeed aan de relevante wet- en regelgeving. Dit omvatte het controleren van contracten, het waarborgen van patiëntgegevensbescherming en het naleven van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.