Wilt je weten hoe dit werkt? Lees dan onderstaande blog.
Op dit moment is het helaas niet mogelijk om naar elkaar toe te reizen voor een audit. Door het COVID-19 virus is dit voor zowel de organisatie als auditor een risico. Remote auditing biedt uitkomst.
Uiteraard vertrouwen wij in deze crisis op een goed werkend managementsysteem. Hiermee laat je als organisatie aan je belanghebbenden zien dat de processen op orde zijn en dat je als organisatie ‘in control’ bent. De continuïteit van de organisatie om diensten en producten te leveren staat centraal. De certificaten die de organisatie in bezit heeft tonen dit aan. De interne Remote Audit van KVGM wordt hierbij ingezet als efficiënte tool.
Wat is een remote audit
Remote Audit is, zoals de naam al aangeeft, een audit die op afstand wordt uitgevoerd. De inhoud van de interne audits wijken niet af van een traditionele audit. Via verschillende digitale tools en met behulp van de juiste middelen kunnen wij de audits blijven uitvoeren. Interview worden van te voren gepland en de inzage van documenten, processen en (bijvoorbeeld) handboeken gebeurt via het delen en/ of koppelen van schermen.
Het is aan KVGM om zoveel mogelijk ‘online’ in te zien en een objectieve beoordeling uit te voeren op het managementsystemen van de betreffende organisatie.
De reden voor remote auditing
Helaas zijn we door omstandigheden genoodzaakt om Remote Auditeren in te zetten. De certificaten die organisaties bezitten hebben een houdbaarheidsdatum, waarbij het dus noodzakelijk is dat de interne- maar ook externe audit plaats moeten vinden.
Onze aanpak voor remote auditing
Op basis van een intern auditprogramma verdelen we verschillende aandachtgebieden over verschillende medewerkers. Hierbij wordt in samenspraak met de contactpersoon besproken welke afdelingen en auditees wij graag zouden interviewen.
Tevens wordt er besproken wat de digitale mogelijkheden zijn om de audit op afstand uit te voeren. Hierbij houden we uiteraard rekening met de voorkeuren van de organisatie. Het meest voorkomende is dat we gebruik maken van het organisatie- eigen platform, welke dus bekend is bij de medewerkers en tevens in lijn is met de interne informatiebeveiligingsregels. De interviews worden voornamelijk afgenomen in de vorm van videogesprekken.
Waar wij nog meer rekening mee houden
- Beide partijen zijn afhankelijk van technologie; denk bijvoorbeeld aan de beschikbaarheid van het internet, het thuiswerken en dus de stabiliteit van externe netwerken. De middelen die we hebben kunnen gezien worden als een kwetsbaar aandachtspunt. Uiteraard bespreken wij vooraf wat de mogelijkheden zijn ten aanzien van audiovisuele middelen.
- De waan van de dag en het managen van de thuiswerksituatie heeft invloed op de interne betrokkenheid bij een audit. Wij adviseren daarom om je collega’s tijdig op de hoogte te stellen en van extra informatie te voorzien voor de audit.
- Uiteraard is het niet altijd mogelijk om alle facetten op afstand te auditeren. Denk aan de rondgang bij een productielocatie. In dit geval zoeken we naar oplossingen om deze onderdelen later in het jaar te auditen.
Voorbereidingen op een Remote Audit
- Bespreek met ons de mogelijkheden tot Remote Auditing. Hierin spreken we af welke onderdelen op afstand beoordeeld kunnen worden, zodat dit goed past bij de auditplanning van de organisatie.
- Deel intern informatie over het Remote Auditen.
- Zie ons als de partij waarmee een organisatie zich voorbereid op de externe audit. We zorgen dat je bekend raakt met online auditeren, zodat je tijdens de externe audits niet voor verrassingen komt te staan.
- Zorg voor goede audiovisuele middelen, welke we kunnen inzetten tijdens de audit.
Benieuwd naar de mogelijkheden van Remote Auditing? Neem dan contact met ons op. We vertellen je graag meer in een video-call.